Podmínky používání a ochrana osobních údajů

Archa+ Novoferman je interní plánovací aplikace pro správu projektů, technických příprav, harmonogramů, směn, dostupnosti pracovníků a navazujících provozních informací.

Aplikace je určena pouze pro oprávněné uživatele organizace Archa+ a pro osoby, kterým byl přístup správcem aplikace vytvořen.

Tento dokument spojuje podmínky používání aplikace, informace o zpracování osobních údajů podle GDPR a informace o cookies.

Poslední aktualizace: 9. 9. 2026

Uživatel je povinen chránit své přihlašovací údaje a nepoužívat účet jiné osoby. Při podezření na zneužití účtu má uživatel kontaktovat správce aplikace.

Data v aplikaci mají provozní charakter. Uživatel smí měnit pouze údaje, ke kterým má oprávnění podle své role a sekce.

Informace z aplikace smí uživatel používat pouze v rámci Archa+ a pouze pro oprávněné provozní, plánovací nebo pracovní účely. Bez oprávnění je nesmí předávat mimo Archa+, zveřejňovat ani používat pro soukromé, obchodní nebo jiné externí účely.

Pokud uživatel sám vloží nebo nahraje do aplikace osobní údaje, například profilovou fotografii, e-mail, telefonní číslo nebo jinou kontaktní informaci, bere na vědomí, že tyto údaje mohou být v rozsahu potřebném pro provoz aplikace zobrazeny ostatním oprávněným uživatelům Archa+. Tyto údaje nejsou určeny ke zveřejnění mimo Archa+ ani k veřejnému šíření.

Uživatel nemá do aplikace vkládat údaje, které přímo nesouvisí s provozem, plánováním nebo výkonem práce pro Archa+, zejména zvláštní kategorie osobních údajů, soukromé informace třetích osob nebo údaje, k jejichž vložení nemá oprávnění.

Aplikace může zpracovávat tyto údaje:

• jméno uživatele, přihlašovací jméno, role a sekce,
• profilovou fotografii nebo avatar, pokud je do aplikace nahrán,
• kontaktní informace zadané v aplikaci, například e-mail nebo telefon,
• informace o projektech, technických záznamech, směnách a přihlášení na směny,
• informace o dostupnosti, potvrzení směn, obsazení pozic a exportech fermanů,
• poznámky, komentáře a interní provozní texty vložené oprávněnými uživateli,
• provozní záznamy potřebné pro bezpečnost, audit a správu aplikace,
• IP adresu a zemi odvozenou z IP adresy pro bezpečnostní omezení přístupu,
• token pro Google kalendář, pokud si uživatel Google kalendář sám připojí,
• technické údaje potřebné pro připojení Google Disku, pokud je tato funkce použita.

Dobrovolně vložené profilové a kontaktní údaje mohou být zobrazeny ostatním oprávněným uživatelům Archa+ v rozsahu potřebném pro plánování, provozní komunikaci a správu směn. Nejde o zveřejnění pro veřejnost mimo aplikaci.

Údaje jsou získávány zejména přímo od uživatele, od správců aplikace, z údajů vložených vedoucími sekcí nebo produkcí a z provozní činnosti uživatele v aplikaci.

Správcem osobních údajů v aplikaci Archa+ Novoferman je Divadlo ARCHA o.p.s. Pro uplatnění práv a dotazy ke zpracování osobních údajů slouží kontakt novoferman@archa-plus.cz.

Osobní údaje zpracováváme zejména pro tyto účely:

• vedení uživatelských účtů, přihlášení a řízení oprávnění v aplikaci,
• plánování projektů, technických příprav, směn, dostupnosti a navazující komunikace,
• zobrazení profilových a kontaktních údajů ostatním oprávněným uživatelům aplikace pro provozní účely,
• vedení provozních a auditních záznamů pro bezpečnost a správu aplikace,
• bezpečnostní omezení přístupu podle země připojení,
• dobrovolné propojení s Google kalendářem, pokud jej uživatel nastaví,
• ochrana práv, řešení incidentů a plnění právních povinností.

Právním základem je zejména plnění smluvního nebo obdobného pracovně-provozního vztahu, oprávněné zájmy správce na bezpečném provozu interní aplikace a plnění právních povinností. Pokud je některé zpracování založeno na souhlasu, je souhlas dobrovolný a lze jej kdykoliv odvolat.

Dobrovolné vložení profilové fotografie, kontaktu nebo jiného nepovinného údaje může uživatel změnit nebo požádat o odstranění, pokud tím nebude dotčena povinnost správce uchovávat údaje z jiného právního důvodu.

Aplikace používá pouze nezbytné technické cookies potřebné pro přihlášení, zabezpečení relace a správné fungování aplikace. Nepoužívá analytické, marketingové ani reklamní cookies a neprovádí profilování návštěvníků pomocí cookies.

Protože jsou použity pouze technické cookies nezbytné pro fungování aplikace, aplikace nezobrazuje cookie lištu pro udělování souhlasu. Pokud by byly v budoucnu zavedeny netechnické cookies, například analytické nebo marketingové, budou ve výchozím stavu vypnuté a budou použity pouze po předchozím, svobodném, konkrétním, informovaném a jednoznačném souhlasu uživatele. Odmítnutí nebo odvolání takového souhlasu nesmí bránit používání aplikace v rozsahu, pro který nejsou netechnické cookies nezbytné.

Uživatel může cookies spravovat také ve svém prohlížeči. Blokování technické session cookie může způsobit, že se nebude možné přihlásit nebo aplikaci správně používat.

Stejná pravidla platí i pro podobné technologie v prohlížeči. Aplikace používá sessionStorage pro zapamatování filtrů, zobrazeného měsíce a dočasného stavu rozhraní v rámci relace. Aplikace používá localStorage pro zapamatování uživatelského nastavení rozhraní, například sbalení postranního panelu. Tyto údaje neslouží k reklamě, analytice ani profilování uživatele.

Připojení Google kalendáře je dobrovolné. Pokud uživatel propojení povolí, aplikace vytvoří samostatný Google kalendář Archa+ Novoferman a bude do něj synchronizovat směny uživatele.

Aplikace používá Google Calendar API scopes:

• https://www.googleapis.com/auth/calendar.app.created

Aplikace pracuje pouze s kalendářem vytvořeným pro Archa+ Novoferman a s událostmi, které sama synchronizuje. Uživatel může propojení kdykoliv odpojit v nastavení aplikace nebo odebrat přístup v nastavení Google účtu.

Aplikace nepoužívá Google Calendar data k reklamním účelům, neprodává je a nesdílí je s třetími stranami. Aplikace nemá přístup k heslu Google účtu uživatele.

U projektů může být uložen odkaz na složku Google Disku nebo může být Google Disk použit pro technické propojení související s projektem. Pokud je Google Disk propojen přes API, aplikace používá pouze oprávnění nezbytná pro danou funkci, zejména oprávnění https://www.googleapis.com/auth/drive.file.

Při používání služeb Google může docházet k technickému předání údajů společnosti Google v rozsahu potřebném pro zvolenou funkci. Google služby jsou používány pouze pro provozní účely aplikace, ne pro reklamu ani pro prodej dat.

Data jsou ukládána na serveru provozovatele aplikace. Přístup do aplikace je chráněn přihlášením, rolemi uživatelů a HTTPS spojením.

Pokud si uživatel připojí Google kalendář, aplikace uloží technické přístupové údaje potřebné pro synchronizaci. Tyto údaje slouží pouze pro propojení s Google Calendar API.

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu potřebnou pro provozní účely aplikace, plnění právních povinností, ochranu práv a audit bezpečnosti. Session soubory jsou časově omezené a expirované session jsou automaticky uklizeny.

Konkrétní interní archivační lhůty stanoví správce aplikace podle provozních, účetních, smluvních a právních potřeb. Po uplynutí potřebné doby mají být údaje smazány, anonymizovány nebo omezeny na nezbytný archivní rozsah.

K údajům mají přístup pouze oprávnění uživatelé aplikace podle své role a správci, kteří aplikaci provozují nebo zabezpečují. Údaje nejsou prodávány ani používány pro reklamní účely.

Při dobrovolném propojení Google kalendáře může docházet k technickému předání údajů společnosti Google v rozsahu potřebném pro danou funkci. Aplikace nepoužívá automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by mělo právní nebo obdobně významné účinky na uživatele.

Příjemci nebo zpracovateli mohou být podle konkrétního nastavení zejména poskytovatel serverového provozu nebo hostingu, poskytovatelé služeb Google použité pro dobrovolné propojení kalendáře nebo disku a technický poskytovatel CDN pro načtení kalendářové knihovny. Pokud dochází k předání údajů mimo Evropský hospodářský prostor, děje se tak pouze v rozsahu potřebném pro danou službu a za použití odpovídajících smluvních nebo právních mechanismů daného poskytovatele.

Bezpečnostní omezení přístupu podle země je prováděno lokálně v aplikaci na základě lokální GeoIP databáze. IP adresa není kvůli této kontrole odesílána externí GeoIP službě.

Pokud dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, správce posoudí riziko pro práva a svobody dotčených osob. Pokud to vyžadují právní předpisy, správce incident oznámí Úřadu pro ochranu osobních údajů bez zbytečného odkladu, pokud možno do 72 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl.

Pokud by porušení zabezpečení představovalo vysoké riziko pro dotčené uživatele, správce je informuje vhodným způsobem a přijme přiměřená nápravná opatření.

Uživatel má za podmínek GDPR právo na přístup k osobním údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, vznesení námitky a právo odvolat souhlas, pokud je některé zpracování založeno na souhlasu.

Pokud se uživatel domnívá, že jsou jeho osobní údaje zpracovávány v rozporu s právními předpisy, může se obrátit na správce aplikace nebo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Žádosti týkající se práv podle GDPR vyřizuje správce bez zbytečného odkladu, zpravidla do 1 měsíce od doručení žádosti. Ve složitých případech může být tato lhůta v souladu s GDPR prodloužena.